Entrevistamos a co-fundadora da Duo+, Laura Sperotto, sobre uma temática que vem se tornando cada vez mais necessária nesse período de pandemia e distanciamento social, a facilitação de grupos no ambiente online, ou facilitação digital.

Laura Sperotto é professora universitária e consultora especialista em comportamento humano. Facilitadora do EMPRETEC (ONU/SEBRAE) e Pós Graduada em Dinâmicas dos Grupos pela SBDG, ela explica sobre os fundamentos e técnicas que envolvem a facilitação, seja no ambiente online ou presencial. Veja abaixo como foi essa conversa:

O que diferencia a facilitação de grupos de outros tipos de reuniões? Porque esse método é considerado tão eficiente?

A principal diferença está no sentido da palavra, se formos buscar o conceito de “facilitação”, a essência da palavra vem de “descomplicar”. Outros tipos de reuniões que não promovam a interação acabam sendo muito expositivos, como é o método tradicional de aprendizagem nas escolas. A facilitação descomplica o conteúdo ou conflito, facilitando os processos de aprendizagem e tomada de decisão.

Para isso é preciso usar o coletivo, a inteligência do grupo para construir e definir objetivos. Em reuniões tradicionais normalmente apenas alguns falam e quem é mais articulado ou de nível hierárquico superior consegue impor suas opiniões e decisões. Os demais podem acabar aceitando, ou pior, não cumprindo o que foi combinado, pois não é a forma como eles enxergam a situação e sim veio um pouco “goela abaixo”. A ideia da facilitação é que todos possam contribuir da forma mais igualitária possível, sempre terão pessoas mais tímidas, mas o facilitador pode utilizar técnicas para puxar essa pessoa e deixar o dialogo mais equilibrado.

Quando o resultado encontrado é uma decisão da maioria, as pessoas se sentem parte do processo, assim tudo que for combinado em reunião será executado.

A facilitação de grupos pode ser útil em quais tipos de atividades? Essas técnicas servem para qualquer reunião?

Optar por um encontro ou reunião com facilitação depende muito mais do objetivo do que do tipo de encontro. Resolver problemas de forma criativa não é a mesma coisa que facilitar grupos que vão resolver problemas de forma criativa. Portanto, a facilitação pode ser usada em diversos momentos: reuniões corporativas, de planejamento ou brainstorming, integrações para melhorar o relacionamento entre times, processos de feedback entre equipes, líderes e outros.

As técnicas podem não ser muito necessárias quando o objetivo é apenas comunicar algo, sem ser preciso feedbacks ou considerações. Apesar de que, hoje se sabe que nesse método mais tradicional “alguém fala e eu escuto” o aprendizado que fica é muito pequeno. O adulto aprende melhor fazendo, apenas lendo ou ouvindo é mais difícil armazenar e informação. Então, mesmo em uma reunião mais expositiva, é interessante utilizar técnicas de facilitação para envolver os participantes e garantir que a informação chegou realmente da forma que você gostaria.

As técnicas empregadas podem variar de acordo com o tipo de grupo?

Eu diria que com o tipo de grupo e também o seu tamanho. O número de participantes vai afetar diretamente a forma de coordenar as interações. Por exemplo, se vamos criar uma discussão em grupo, ou fazer grupos de discussão menores. Dependendo do grupo pode ser feito algo totalmente interativo ou mais expositivo com feedbacks posteriores. No entanto, a definição das técnicas e ferramentas se dá muito mais pelo objetivo a ser alcançado.

O formato e os tipos de interações também vão ser diferentes se os participantes estiverem ou não no mesmo nível hierárquico, se o encontro é apenas com líderes, ou tem também liderados. Considerando o formato online, é muito importante levar em conta a facilidade que o grupo tem em utilizar as ferramentas. Quando há mais familiaridade com o digital é possível utilizar várias ferramentas simultaneamente, migrando de acordo com o tipo de atividade, do contrário, é melhor utilizar apenas um ambiente.

Quais as funções e postura do facilitador de grupos? Ele pode ser membro da equipe também?

O facilitador precisa basicamente fazer quatro coisas:

• Organizar o encontro, tanto antes quanto depois;
• Cuidar o tempo. Fazer a mediação e gerenciamento do tempo disponível;
• Documentar as saídas e entregas. Deixar tudo que ocorreu de importante no encontro documentado;
• E o mais desafiante de todos: moderar. Fazer com que todas as pessoas participem ativamente da conversa e moderar interações, principalmente de forma remota, exige talento e bastante entusiasmo.

Embora existam facilitadores profissionais que possam ser contratados, também existem formas de facilitar o trabalho sendo membro da empresa, mesmo sem ter toda essa expertise. Nas características e postura, ao contrário do que muitos pensam, o facilitador mais do que falar, precisa escutar muito bem. Ele tem que ouvir o que é dito e esclarecer sem julgamentos, saber ouvir e interpretar trazendo fatos e dados. Essa comunicação precisa ser clara e objetiva, tanto quando ele direciona comentários e considerações para uma pessoa individualmente como para o grupo como um todo.

O ideal é que o facilitador não seja membro da equipe para trazer neutralidade nas colocações, observações e comentários que forem feitos. Mas na prática, a gente sabe que é muito difícil que isso ocorra, então, o que é interessante é buscar alguém que seja o mais isento possível. Pode ser alguém externo da equipe ou um parceiro que não seja tão próximo assim do dia a dia da empresa, mas que se disponha a fazer essa atividade. É preciso neutralidade. É importante também ter co-facilitadores para dar apoio nas atividades.

Como esse formato pode ajudar as equipes em tempos de pandemia?

Estamos vivendo uma situação nunca antes vivida. Não existem muitas referências para se buscar no passado, para servir de modelo do que já foi feito e termos soluções. Mais do que nunca as pessoas e empresas estão tendo que encontrar respostas “tiradas da cartola”, coisas muito criativas e nunca antes pensadas. E para ter resultados diferentes, é preciso fazer coisas diferentes.

A facilitação pode ajudar muito por isso, as técnicas promovem que todas as pessoas na sala, mesmo que numa sala virtual, consigam trazer suas opiniões. Estamos precisando de respostas diferentes de tudo que já se pensou, portanto, é preciso dar espaço para que todos tragam contribuições, a melhor ideia pode vir de qualquer lugar.

Então mais do que nunca é importante que o líder ouça todos os liderados. O dono da empresa ouvir desde o seu gerente até o funcionário lá na ponta, a pessoa que serve o cafezinho, que está na recepção. Daqui a pouco a grande ideia que vai dar uma virada de chave para uma resposta que a empresa ou equipe está precisando vai vir do lugar menos esperado. Ou de uma pessoa que não se imaginava que teria aquela ideia.

O que muda na adaptação da facilitação de grupos presencial para o ambiente online?

A gente pode ser tão produtivo numa facilitação online quanto numa presencial, mas a forma de conduzir as ferramentas e técnicas vão ser diferentes. A primeira coisa é mudar o mindset. Pessoas que são participativas presencialmente podem ficar tímidas no ambiente online e o facilitador tem que buscar atividades e ferramentas que motivem a participação de todos. Algumas dicas que eu poderia dar é criar quando possível uma comunidade anterior no caso de grupos que ainda não se conhecem, como por exemplo, um grupo de WhatsApp, Facebook, Yammer, enfim. Para propiciar que essas pessoas comecem a se conhecer.

No online é muito mais fácil perder o foco e se distrair do que no presencial, aí entra a preparação prévia do facilitador para tornar o encontro o mais atrativo possível, tanto pelo conteúdo quanto pelas atividades que serão oferecidas. É preciso ser muito mais dinâmico, se no presencial eu levaria cinco minutos contando uma história, agora vou ter que levar dois. Às vezes é preciso fazer um check para ver se as pessoas ainda estão conectadas e acompanhando.

As discussões ficam menos fluídas no ambiente virtual, enquanto presencialmente as pessoas conversam mais. No presencial as reuniões podem ser mais longas até mesmo para compensar o deslocamento, já no online devem durar no máximo 3h, depois desse tempo deixa de ser produtivo.

Uma boa forma de compensar isso é criar atividades individuais para num momento seguinte serem compartilhadas entre todos, no formato online isso funciona mais. Essas atividades podem ser enviadas antes, durante ou depois do encontro.

E aí gostou desse conteúdo?

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